Ontregelen for dummies

Een praktische handleiding en inspiratiebron voor iedereen die aan de slag wil gaan in zijn of haar organisatie

Inleiding

Het ontstaan van regels

 

Al sinds mensenheugenis spelen regels een rol in onze ontwikkeling en ontplooiing.

Van zodra twee of meer mensen samen komen ontstaan er regels over hoe we met elkaar omgaan. Deze vaak ongeschreven omgangsvormen zijn cultureel bepaald. Ze niet kennen of toepassen wordt vaak als onrespectvol ervaren.

Ook de aller eerste mensen hadden regels en afspraken nodig om te kunnen overleven en evolueren. Een mammoet vang je niet op je eentje.  Afspraken over wie wat doet waren essentieel om succesvolle jagers te worden.

 

In de eerste stroomculturen gingen steeds meer mensen samen wonen. Er ontstonden nieuwe beroepen en de eerste steden verrezen. Mensen die samen leven vragen om duidelijke afspraken. Wie doet wat? Wie krijgt/verdient wat? Wie heeft het voor het zeggen? De wet van de sterkste evolueert naar de wet van de slimste of misschien zelfs de sluwste.

 

Met de industriële revolutie komen de eerste vormen van automatisering. Henry Ford ontwikkelt een model die later in zowat elke industrie en arbeidsvorm furore zal maken. Het werk wordt opgedeeld in kleine, achter elkaar uit te voeren taken. Het correct uitvoeren van elke taak leidt tot een goed resultaat. De eerste specialismen ontstaan en er komen experten die de werkzaamheden steeds meer gaan verfijnen. Onze dagelijkse taken worden uitgeschreven, getimed, gesuperviseerd.

 

Inmiddels leven we een in complexe en superdiverse maatschappij.

Steeds meer culturen leven samen. Onder het mom van efficiëntie en kostenbesparing worden organisaties en structuren steeds groter. Stijgende individualisering zorgt dat de roep naar duidelijke omgangsvormen en afspraken steeds luider wordt. Meer en meer mensen stappen naar een rechtbank als ze zich onheus behandeld voelen.

 

De uitzondering regeert.

In onze drang om het goed te doen zijn we steeds verder gegaan in het beschrijven van wat dat goede precies is. Huisregels, kwaliteitshandboeken en wetboeken worden jaar na jaar dikker.  Iedereen is specialist geworden in een deeltje van zijn vakgebied.  Om maximaal resultaat te genereren  dienen de opdrachten die opgenomen worden eerst gescreend te worden. Managers en leidinggevenden bewaken het overzicht. Er wordt afgestemd, geregistreerd, geëvalueerd en bijgestuurd.

Telkens een uitzonderlijke en ongewenste situatie zich voor doet trachten we deze in de toekomst te vermijden door nieuwe regels en afspraken uit te vaardigen en in te voeren. Zo behoeden we ons van dure rechtszaken en/of ongewenste precedenten.

Inmiddels zien velen door het bos de bomen niet meer. We handhaven regels waarvan we de oorsprong en het doel al lang niet meer kennen. We voeren correct uit wat van ons verlangd wordt maar vervreemden steeds meer van onze job, onze collega’s en leidinggevenden en ook van onszelf. Steeds meer mensen kunnen niet meer mee. Burn out is aan een steile opmars bezig.

 

Tips om te ontregelen

Inventariseer

  • Verzamel eens alle regels, procedurehandboeken, opname fiches en dergelijke om een zicht te krijgen op de omvang.
  • Houd een (paars) boekje bij waar je onduidelijke regels en/of ongewenste neveneffecten van bestaande regels  noteert.

Bespreek

  • Sommige regels zijn organisatiegericht, andere werknemersgericht en een deel ook cliëntgericht. Het onderscheid maken verhoogt mogelijk je persoonlijke handelingsruimte.
  • Bespreek de inhoud van je (paarse) boekje met je collega’s en leidinggevenden.
  • Gebruik het ontregelschema (onderaan deze pagina ) als leidraad bij besprekingen en analyses.
  • Bij grotere organisaties is een Meldpunt Bureaucratie geen overbodige luxe. Dit meldpunt kan problemen inventariseren en onderzoeken. Let wel dat de oplossingen het best werken als ze uitgedacht worden door de mensen die de taken daadwerkelijk zelf uitvoeren.

Vereenvoudig

  • Zorg dat de bestaande regels en procedures begrijpelijk en eenduidig zijn.
  • Zorg dat de doelstellingen van de bestaande regels en procedures voor  iedereen duidelijk zijn.
  • Zorg dat huisreglementen, procedures e.d. goesting doen krijgen om binnen je job de taken en doelstellingen tot een goed resultaat te brengen.

Ontregel

  • Beperk regels tot de essentie. Vang de essentie in slechts enkele basisprincipes, uitgangspunten of kernwaarden. De achterliggende bedoeling van het werk primeert.
  • 1 nieuwe regel = (minstens) 1 regel afschaffen
  • Gebruik het schema verder in dit document om keuzes te maken.

Ken jezelf

  • De nood aan duidelijke regels en structuur is voor iedereen anders.  De één floreert bij afvinklijstjes en duidelijk omlijnde taken,  terwijl een ander het gevoel krijgt niet naar waarde geschat te worden. Besef dat de beste manier om het werk gedaan te krijgen varieert van de persoonlijke kenmerken, de ervaring, de talenten en het karakter van de persoon die de taak uitvoert.  Geef je collega’s de ruimte om het anders te doen.
  • Doe wat je kan doen veeleer dan enkel wat van je verwacht wordt.
  • Ken de regels doch koester de uitzondering. Als je handelt vanuit de visie en de missie van je organisatie kan je leidinggevende je moeilijk berispen als je buiten de lijntjes kleurt.
  • Maak van maatzorg de kern van je handelen.

Tips voor leidinggevenden en management

  •  Durf kritisch te kijken naar de eigen organisatiestructuur.  Wat is de verhouding uitvoerende krachten versus middenkader en leidinggevenden?
  • Reduceer overhead en (controle)management.
  • Zorg voor een cultuur waarbij men ongedwongen procedures en regels in vraag kan stellen. Er een vast item op teammomenten van maken kan hier bij helpen. Jaarlijks een dag organiseren waarop je reglementen en procedures onder de loep neemt ook.  3 Juli, de geboorte dag van Franz Kafka, is symbolisch misschien een goed moment.
  • Zorg voor een duidelijke (en levende) visie en missie, gekend en gedragen door alle betrokkenen.
  • Zorg dat de beoogde resultaten duidelijk zijn en zet processen in die hier toe leiden
  • Vertrouw het menselijk kapitaal in je organisatie. Mensen willen hun job goed doen, geef hen de handelingsruimte om dit te doen. Voorkom dat je een beleid voert op basis van uitzonderlijke situaties want dit werkt meestal verstikkend.
  • Wees er je bewust van dat niet iedereen gericht is op regels en structuren.
  • Meten is weten is een vaak gebruikt adagium.  Maak verantwoording functioneel voor het professioneel handelen.
  • Wees spaarzaam met wat je wil dat geregistreerd wordt. Alle tijd dat een medewerker in registratie stopt kan hij/zij niet spenderen aan zijn/haar kernopdracht.  Alle energie die gestopt wordt in het registreren van zaken die niet gebruikt worden is verspilling van tijd, geld en goesting.
  • Medewerkers die geapprecieerd worden presteren beter dan zij die enkel gecontroleerd worden. Ga na of je medewerkers jouw uiting van appreciatie ook als dusdanig ervaren.

Reorganiseer

  • Zie burgers/cliënten als partners.
  • Denk en organiseer kleinschalig.
  • Geef mandaat aan individuen en kleinschalige teams.
  • Hoed je voor administratieve uitsluiting.

Hulp van derden

  • Zorg voor voldoende training en opleiding. 
  • Verwacht van alle medewerkers op alle niveaus  dat ze zich regelmatig bijscholen in functie van hun job.
  • Stel een ontregelcoach aan (of huur er een in).
  • Hanteer een professional- en cliënttoets bij reorganisaties, fusies en aanbestedingen.
  • Soms kan je het zelf niet oplossen. Als je moet doorverwijzen naar een collega van een andere dienst of organisatie, doe dit met zorg. Ga na of de klant vond wat hij zij zocht bij die andere organisatie. 

 


Ontregelschema


Ontregelen for dummies is het resultaat van 1 jaar lezen en luisteren. We sprokkelden ideeën en promoten initiatieven die helpen in de strijd tegen overdreven regeldrang. Dit document biedt zo een praktische leidraad aan iedereen die in zijn/haar organisatie aan de slag wil gaan. Ontregelen for dummies is verre van af. We hopen dat het kan groeien met nieuwe ideeën en initiatieven van lezers die hiermee aan de slag gaan.